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Chèr·e client·e,
La crise sanitaire qui nous frappe est sans précédent et touche toutes les familles et toutes les entreprises. Depuis le tout début du mois de mars, WORKING ROLLS™ a mis en place un plan de continuité et a informé ses locataires en temps réel des dispositions prises.
Cette nouvelle information vise, dans la perspective du déconfinement qui débutera le 11 mai prochain, à anticiper un certain nombre de mesures afin de limiter les risques pour les occupants de nos immeubles, vos salariés, les visiteurs éventuels, ainsi que les prestataires.
Afin de mieux calibrer nos actions, il nous est nécessaire de connaître : - L’effectif habituel de vos collaborateurs sur site, - Le pourcentage ou le nombre de collaborateurs présents dans vos locaux à compter du 11 mai prochain,
- Une estimation de la montée en charge des effectifs jusqu’à fin juillet. Nous vous remercions de nous faire part de ces informations dès que vous serez en mesure de le faire par retour ici
L'ensemble de nos centres d'affaires et de coworking respectent le protocole national en vigueur en date du 03 mai 2020.
1 │Gestes barrières
En tout premier lieu, il nous semble utile de rappeler que les mesures « barrières », distanciation et hygiène, sont à mettre en œuvre pour tout individu aussi bien au sein des locaux de l’entreprise qu’en dehors de ceux-ci afin de se protéger et de protéger les autres :
• Port du masque obligatoire dans les entreprises à partir du 1er septembre 2020,
• Maintenir une distance d’au moins un mètre entre les personnes, notamment dans les espaces collectifs,
• Se couvrir la bouche et le nez avec le pli du coude ou avec un mouchoir à usage unique en cas de toux ou d’éternuement,
• Se moucher et ne cracher que dans des mouchoirs à usage unique, que l’on jette immédiatement à la poubelle,
• Se saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades,
• Se laver soigneusement et régulièrement les mains, avec de l’eau et du savon et les essuyer avec des papiers à usage unique de préférence, en l’absence de point d’eau utiliser une solution hydroalcoolique,
• Éviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche.
Les mesures présentées ci-dessus sont d’ordre général et visent à limiter les contacts physiques rapprochés ou limiter la propagation du virus entre les personnes présentes au sein de l’établissement (salariés, public, intervenants extérieurs).
2 │Au niveau des halls et de l’accueil
Voici les dispositions que nous mettrons en œuvre dès le 11 mai :
• Un affichage des consignes gouvernementales avec un rappel des distances de sécurité ;
• La mise à disposition de gel hydroalcoolique ;
• Une désinfection avec des produits virucides des différents points de contacts ;
• La mise en place de signalisation et de dispositifs spécifiques (plexiglass) pour faciliter le respect de la distanciation sociale ;
• La mise en place de réceptacles afin de recueillir les masques usagés ;
• La suppression des revues ou plaquettes des salles d’attente ;
• Une interdiction d’utiliser les zones de confidentialité.
Nous vous préconisons également d’organiser les flux liés à vos entreprises pour :
• Aménager les horaires de vos collaborateurs afin d’éviter la concentration à certaines heures ;
• Limiter voire annuler le nombre de visiteurs ou clients et les prendre en charge dès leur arrivée ;
• Adapter vos propres procédures d’accueil pour limiter l’interaction avec l’hôtesse ;
• Éviter les files d’attente.
3 │Au niveau des circulations
Nous préconisons également de privilégier l’utilisation des escaliers aux ascenseurs ; un affichage sera mis en place pour sensibiliser les utilisateurs.
Au niveau du nettoyage des parties communes et, le cas échéant, des sanitaires communs :
• Un renforcement de la prestation de nettoyage & désinfection avec l’usage de produits virucides ;
• Deux passages par jour pour désinfection des points de contact dans les parties communes, y compris contrôle d’accès (digicodes, interphones), poignées de portes, rampes d’escalier, boutons d’ascenseur.
• Deux passages par jour pour désinfection des points de contact, sols et sanitaires dans les parties communes ;
• Une interdiction d’utiliser les douches. Elles seront fermées jusqu’à nouvel ordre.
4 │ Salle de réunion
Nous fournirons des masques chirurgicaux pour toute location de salle de réunion. Nous avons des salles de réunions permettant de vous assurer une capacité nécessaire suffisante pour préserver votre santé.
5 │Au niveau technique
Concernant les installations de chauffage, climatisation et ventilation, des recommandations ont été élaborées par REHVA (Association des Ingénieurs et techniciens en Climatique, Ventilation et Froid), qui portent principalement sur une augmentation du renouvellement d’air et non sur un changement systématique des filtres ou de nettoyage spécifique des gaines de ventilation.
Ces recommandations, que nous appliquons selon les équipements des bâtiments, et dont certaines peuvent également être appliquées par vos collaborateurs, sont listées ci-dessous :
• Accroître l’amenée et l’extraction d’air
Il convient d’introduire le plus d’air possible dans les locaux, le point clé étant ici de fournir le maximum d’air frais par personne.
• Favoriser l’aération par ouverture des fenêtres
Dans les bâtiments non équipés d’un système mécanique de ventilation, il est vivement recommandé de recourir à l’ouverture des fenêtres.
• L’humidification et le conditionnement de l’air n’ont pas d’effet sensible
Seules une humidité relative supérieure à 80% et une température de plus de 30°C peuvent avoir un effet sensible.
• Utilisation sécurisée des organes de récupération de chaleur
Il est recommandé de mettre à l’arrêt ce dispositif pendant les épisodes épidémiques.
L’utilisation de récupérateurs de chaleur à batteries séparées élimine tout risque de contamination de l’air neuf par l’air extrait.
• Désactiver la recirculation de l’air
Les centrales de traitement d’air sont équipées d’un dispositif de recirculation.
Il convient, lors des épisodes épidémiques, de fermer ces volets de recirculation.
Quand cela est possible, dans les systèmes décentralisés, les unités locales de type ventilo-convecteurs seront également mises à l’arrêt pour éviter la remise en suspension des particules.
S’il n’est pas possible de les mettre à l’arrêt, ces équipements seront intégrés dans le programme de nettoyage des locaux.
• Le nettoyage des conduits n’a pas d’effet pratique
Il n’est pas nécessaire d’aller au-delà des procédures habituelles de maintenance et de nettoyage. Il est beaucoup plus important d’augmenter le débit d’air neuf et d’éviter la recirculation de l’air.
• Le changement des filtres de l’air extérieur n’est pas nécessaire
Les CTA sont équipés de filtres performants qui filtrent très bien les particules fines. Les filtres doivent être remplacés selon la procédure normale et seulement lorsque la perte de charge est admissible. Nous ne recommandons pas de changer les filtres en place ou de les remplacer par des filtres d’un autre type, pas plus que nous recommandons de les changer avant la date normale de remplacement.
Si le site comporte des espaces communs dédiés à un service, comme un espace détente, ils feront également l’objet de préconisations spécifiques qui vous seront adressées séparément, après vous avoir consultés pour définir les dates de réouverture et mieux estimer l’évolution des taux de fréquentation.
L’ensemble de ces dispositions peuvent paraître contraignantes et nous vous remercions par avance de votre collaboration pour les faire respecter par vos collaborateurs, d’autant plus que certaines devront vraisemblablement s'inscrire dans la durée.
Bien entendu, elles pourront être adaptées en fonction des nouvelles prescriptions éventuelles décidées par le gouvernement ou bien encore en fonction des éventuelles pénuries sur certains produits ou défaillances de prestataires, et nous ne manquerons pas de vous en informer.
Enfin, ces mesures sont mises en place afin de vous accompagner au mieux dans cette période difficile pour tous mais elles ne diminuent en rien vos responsabilités et vos obligations comme chef d’établissement.
L’ensemble des équipes de WORKING ROLLS reste à votre disposition pour toute demande d’information ou de renseignement, et pour envisager avec vous les adaptations et les mesures complémentaires que vous estimeriez nécessaires.
Enfin, je tiens à remercier toutes mes équipes qui, depuis le début de cette crise, restent sur le pont afin d’assurer à l’ensemble de notre clientèle, le bon fonctionnement de nos centres d’affaires,
Je vous remercie de votre compréhension et toutes mes équipes réparties sur tout le territoire Français tiennent à vous réaffirmer notre engagement à vos côtés.
À très vite dans nos espaces de travail,
Guillaume CHAY
Président Directeur Général
Nous vous invitons aussi à vous tenir informés des mesures gouvernementales en consultant régulièrement le site https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus et bien sûr à adopter les gestes barrières pour préserver votre santé et celle de vos proches.
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